Φύλαξη αρχείων και στοιχείων από υπόχρεα πρόσωπα (άρθρα 40 και 42 της Οδηγίας 2015/849)

1. Τα υπόχρεα πρόσωπα οφείλουν να φυλάσσουν τα εξής έγγραφα και πληροφορίες για σκοπούς πρόληψης, εντοπισμού και διερεύνησης από την Αρχή, τις αρμόδιες ή άλλες δημόσιες αρχές ενδεχόμενης νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες ή χρηματοδότησης της τρομοκρατίας:
α) τα έγγραφα και τις πληροφορίες που απαιτούνται για τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις δέουσας επιμέλειας που ορίζονται στο άρθρο 13, συμπεριλαμβανομένων, όπου είναι διαθέσιμες, πληροφοριών που αποκτώνται με μέσα ηλεκτρονικής ταυτοποίησης, σχετικές υπηρεσίες εμπιστοσύνης, όπως ορίζονται στον Κανονισμό (ΕΕ) 910/2014 (L 257), ή με οποιαδήποτε άλλη ασφαλή, εξ αποστάσεως ή ηλεκτρονική, διαδικασία ταυτοποίησης που ρυθμίζεται, αναγνωρίζεται, εγκρίνεται ή γίνεται δεκτή από την ΕΕΤΤ,
β) τα πρωτότυπα ή αντίγραφα παραστατικά που είναι αναγκαία για τον προσδιορισμό των συναλλαγών,
γ) τα εσωτερικά έγγραφα που αφορούν εγκρίσεις ή διαπιστώσεις ή εισηγήσεις για υποθέσεις που σχετίζονται με τη διερεύνηση των ανωτέρω αδικημάτων ή αναφερθείσες ή μη υποθέσεις στην Αρχή,
δ) τα στοιχεία της επιχειρηματικής, εμπορικής και επαγγελματικής αλληλογραφίας με τους πελάτες, όπως αυτά μπορεί να προσδιορίζονται από τις εποπτικές αρχές.

2. Τα υπόχρεα πρόσωπα που παρέχουν υπηρεσίες τυχερών παιγνίων υποχρεούνται, πέραν όσων προβλέπονται στην παράγραφο 1, να τηρούν μητρώο για τις πληρωμές απόδοσης κερδών ανά παίκτη, με τις προϋποθέσεις και τα ποσοτικά όρια που ορίζονται με απόφαση της εποπτικής αρχής. Ειδικά, οι επιχειρήσεις καζίνο, εκτός του ανωτέρω μητρώου, τηρούν και μητρώο για την εξόφληση των μαρκών επ’ ονόματι πελατών.

3. Τα στοιχεία των παρ. 1 και 2, καθώς και τα δεδομένα που είναι προσβάσιμα μέσω των κεντρικών μηχανισμών που αναφέρονται στο άρθρο 21A, φυλάσσονται σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή για χρονικό διάστημα πέντε (5) ετών μετά από το τέλος της επιχειρηματικής σχέσης με τον πελάτη ή την ημερομηνία της περιστασιακής συναλλαγής. Κατά τη λήξη της προθεσμίας αυτής τα υπόχρεα πρόσωπα διαγράφουν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, εκτός αν επιτρέπεται ή επιβάλλεται από άλλη διάταξη νόμου ή κανονιστική απόφαση η φύλαξή τους για μακρότερο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν μπορεί να υπερβαίνει τη δεκαετία. Για στοιχεία που αφορούν σε υποθέσεις για τις οποίες στις 25.6.2015 εκκρεμούσε έλεγχος ή έρευνα για νομιμοποίηση εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες ή χρηματοδότηση της τρομοκρατίας και είχαν ζητηθεί πληροφορίες ή έγγραφα από υπόχρεο πρόσωπο, το τελευταίο οφείλει να διατηρήσει όλες τις σχετικές πληροφορίες ή έγγραφα μέχρι τις 25.6.2020 και, αν εκκρεμούσε ήδη ποινική διαδικασία, μέχρι τις 25.6.2025.

4. Τα ανωτέρω στοιχεία πρέπει να τηρούνται κατά τέτοιον τρόπο, ώστε το υπόχρεο πρόσωπο να μπορεί να ανταποκρίνεται πλήρως και χωρίς καθυστέρηση, μέσω διαύλων που εξασφαλίζουν το απόρρητο των ερευνών, σε αίτημα της Αρχής, της αρμόδιας ή άλλης δημόσιας αρχής ως προς το αν διατηρεί ή είχε συνάψει κατά τη διάρκεια των τελευταίων πέντε (5) ετών επιχειρηματική σχέση με συγκεκριμένα πρόσωπα ως προς το είδος της επιχειρηματικής σχέσης, καθώς και για κάθε σχετική συναλλαγή.