Παράδοση αρχείων υποθηκοφυλακείων σε δήμους - Δυνατότητα έκδοσης ακριβούς αντιγράφου από δήμους

1. Το αρχείο των υποθηκοφυλακείων της επικράτειας που έχει παραδοθεί στο Ν.Π.Δ.Δ. «Ελληνικό Κτηματολόγιο» βάσει του άρθρου 38 του ν. 4512/2018 (Α' 5), περί της παράδοσης και της παραλαβής αρχείων έμμισθων και άμισθων υποθηκοφυλακείων, και έχει ψηφιοποιηθεί, δύναται, με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου του Ν.Π.Δ.Δ. «Ελληνικό Κτηματολόγιο», να παραχωρείται κατά κυριότητα και να παραδίδεται στον δήμο της τοποθεσίας του αρχείου, κατόπιν αιτήματος του οικείου δημοτικού συμβουλίου. Για τον προσδιορισμό του προς παράδοση αρχείου εφαρμόζεται αναλόγως η παρ. 1 του άρθρου 38 του ν. 4512/2018. Στο αίτημα του δημοτικού συμβουλίου τεκμηριώνονται η καταλληλότητα και η προσβασιμότητα του χώρου στον οποίο φυλάσσεται το αρχείο, καθώς και τα μέτρα συντήρησης και προστασίας του έγχαρτου αρχείου και βεβαιώνεται η ύπαρξη του αναγκαίου προσωπικού και των απαιτούμενων οικονομικών πόρων για την ανάληψη της υποχρέωσης της παρ. 5. Το Ν.Π.Δ.Δ. «Ελληνικό Κτηματολόγιο» δύναται να ζητεί από τον δήμο περαιτέρω διευκρινίσεις επί των στοιχείων του προηγούμενου εδαφίου, καθώς και να θέτει επιπλέον προϋποθέσεις σχετικά με αυτά.

2. Στην απόφαση του πρώτου εδαφίου της παρ. 1 πιστοποιείται η ολοκλήρωση της ψηφιοποίησης του αρχείου που παραχωρείται, ορίζονται οι προϋποθέσεις του τέταρτου εδαφίου της παρ. 1, ο χρόνος της παράδοσης, καθώς και κάθε άλλη αναγκαία λεπτομέρεια για την παράδοση και παραλαβή του αρχείου.

3. Για την παράδοση και παραλαβή του αρχείου συντάσσεται πρωτόκολλο που υπογράφεται μεταξύ υπαλλήλων που εξουσιοδοτούνται για τον σκοπό αυτόν από το Διοικητικό Συμβούλιο του Ν.Π.Δ.Δ. «Ελληνικό Κτηματολόγιο» και από το δημοτικό συμβούλιο του οικείου δήμου, αντίστοιχα. Στο πρωτόκολλο καταγράφονται η ημερομηνία παράδοσης και παραλαβής, η επωνυμία του υποθηκοφυλακείου του οποίου το αρχείο παραδίδεται, ο δήμος που το παραλαμβάνει, το ονοματεπώνυμο αυτού που παραδίδει και αυτού που παραλαμβάνει, ο αριθμός και το είδος των βιβλίων και αρχείων που παραδίδονται, καθώς και τυχόν προβλήματα στην κατάστασή τους.

4. Αντίγραφα του πρωτοκόλλου παράδοσης και παραλαβής παραδίδονται από τον υπάλληλο του δήμου που υπογράφει το πρωτόκολλο:
α) στο οικείο Κτηματολογικό Γραφείο ή στο υποκατάστημα του κτηματολογικού γραφείου και στον οικείο δήμο προς αρχειοθέτηση, και
β) στο Ν.Π.Δ.Δ. «Ελληνικό Κτηματολόγιο».

5. Από την παράδοση του αρχείου, ο δήμος αναλαμβάνει την υποχρέωση:
α) λειτουργίας των υπηρεσιών αρχειοφυλακείων με διασφάλιση της πρόσβασης και έρευνας των προσώπων που έχουν το σχετικό δικαίωμα βάσει του άρθρου 21 του ν. 2664/1998 (Α' 275), περί του δικαιώματος πρόσβασης στα κτηματολογικά στοιχεία,
β) φύλαξης των σχετικών αρχείων, καθώς και
γ) παροχής δυνατότητας λήψης πιστοποιημένων αντιγράφων από τα εν λόγω αρχεία.

6. Τα δικαιώματα του Ν.Π.Δ.Δ. «Ελληνικό Κτηματολόγιο» στην πρόσβαση και στη χρήση των αρχείων δεν θίγονται. Το Ν.Π.Δ.Δ. «Ελληνικό Κτηματολόγιο» διατηρεί το δικαίωμα ανάκλησης της απόφασης παραχώρησης, σε περίπτωση διαπίστωσης μη τήρησης των προϋποθέσεων καταλληλότητας και προσβασιμότητας του χώρου, καθώς και των μέτρων συντήρησης του έγχαρτου αρχείου. Στην περίπτωση αυτή το αρχείο επιστρέφεται. Για την επιστροφή εφαρμόζεται αναλόγως το παρόν.