Παράδοση και παραλαβή αρχείων έμμισθων και άμισθων υποθηκοφυλακείων

1. Οι Προϊστάμενοι των εμμίσθων Υποθηκοφυλακείων, οι άμισθοι Υποθηκοφύλακες και οι εκτελούντες ή αναπληρούντες στα έργα Υποθηκοφύλακα, Συμβολαιογράφοι ή Ειρηνοδίκες, των Υποθηκοφυλακείων που καταργούνται με την παράγραφο 5 του άρθρου 1, παραδίδουν στο Φορέα με την πάροδο ενός μηνός από την έγγραφη προειδοποίηση τους:
α) Τα βιβλία υποθηκών, μεταγραφών, κατασχέσεων και διεκδικήσεων, τα γενικά αλφαβητικά ευρετήρια υποθηκών, μεταγραφών, κατασχέσεων και διεκδικήσεων, το βιβλίο εισαγωγής εγγράφων και εισπράξεως τελών και δικαιωμάτων, τους βιβλιοδετημένους τόμους αα) των περιλήψεων και αιτήσεων εξαλείψεων, άρσεων κλπ., μετά των σχετικών εγγράφων, ββ) των διεκδικητικών αγωγών, γγ) των μεταγραφομένων συμβολαίων και δδ) των αντιγράφων των κατασχετηρίων εκθέσεων, καθώς και όλα εν γένει τα βιβλία και αρχεία που τηρούνταν από τα άμισθα Υποθηκοφυλακεία, σύμφωνα με τις κάθε φορά ισχύουσες διατάξεις. Εφόσον τα ανωτέρω τηρούνται και ηλεκτρονικά, παραδίδεται και η ψηφιακή βάση δεδομένων τους, συνοδευόμενη από αντίγραφο του απαραίτητου λογισμικού.
β) Τις εκκρεμείς αιτήσεις για την έκδοση αντιγράφων, βεβαιώσεων ή πιστοποιητικών.
γ) Τα έπιπλα, σκεύη, μηχανήματα και όλο εν γένει τον εξοπλισμό των αμίσθων υποθηκοφυλακείων, με την επιφύλαξη όσων ορίζονται στο τελευταίο εδάφιο της παραγράφου 3 του άρθρου 39, καθώς και τα εγκατεστημένα προγράμματα ηλεκτρονικών εφαρμογών, καθώς και τον εξοπλισμό που αποκτήθηκε σύμφωνα με την περίπτωση γ' της παρ. 6 του άρθρου 23 του ν. 2664/1998.

1α. Οι Προϊστάμενοι των έμμισθων Υποθηκοφυλακείων, οι άμισθοι Υποθηκοφύλακες και οι εκτελούντες ή αναπληρούντες στα έργα Υποθηκοφύλακα, Συμβολαιογράφοι ή Προϊστάμενοι ή Αναπληρωτές Τμημάτων Γραμματείας Ειρηνοδικείων, των Υποθηκοφυλακείων που καταργούνται με την παρ. 5 του άρθρου 1, υποχρεούνται να διεκπεραιώσουν το σύνολο των αιτήσεων που έχουν υποβληθεί στο Υποθηκοφυλακείο για την καταχώριση εγγραπτέων πράξεων στα τηρούμενα βιβλία μεταγραφών, υποθηκών, κατασχέσεων και διεκδικήσεων ή στα κτηματολογικά βιβλία, κατά περίπτωση, και να προβούν σε σχετικές εγγραφές και καταχωρίσεις στα ίδια βιβλία οπωσδήποτε μέχρι και την τελευταία ημέρα λειτουργίας της υπηρεσίας του οικείου Υποθηκοφυλακείου, όπως αυτή ορίζεται στην απόφαση της παρ. 7 του άρθρου 1, εκδίδοντας και τα σχετικά πιστοποιητικά. Σε κάθε περίπτωση, εφόσον διαπιστώνεται από τον Φορέα τεχνική αδυναμία έγκαιρης διεκπεραίωσης των εκκρεμοτήτων νομικού ελέγχου εντός της προθεσμίας του πρώτου εδαφίου, οι σχετικές εκκρεμότητες καταγράφονται στο πρωτόκολλο της παρ. 2 και διεκπεραιώνονται από το κατά τόπον αρμόδιο Κτηματολογικό Γραφείο ή Υποκατάστημα, όπως αυτό προσδιορίζεται στην απόφαση της παρ. 7 του άρθρου 1, τηρούμενης της αρχής της χρονικής προτεραιότητας. Τα προβλεπόμενα στο πρώτο και το δεύτερο εδάφιο ισχύουν και για το Κτηματολογικό Γραφείο Θεσσαλονίκης κατά την κατάργησή του σύμφωνα με την παρ. 5 του άρθρου 1. Με απόφαση του Δ.Σ. του Φορέα, καθορίζονται η διαδικασία μεταφοράς των εκκρεμοτήτων, καθώς και κάθε συναφές θέμα τεχνικού ή λεπτομερειακού χαρακτήρα.
Τέλη που καταβλήθηκαν κατά τον χρόνο λειτουργίας του καταργηθέντος έμμισθου ή άμισθου Υποθηκοφυλακείου υπέρ του Ελληνικού Δημοσίου, του ΤΑ.Χ.ΔΙ.Κ. και του Ν.Π.Δ.Δ. «Ελληνικό Κτηματολόγιο» για την καταχώριση εγγραπτέων πράξεων στα τηρούμενα βιβλία του συστήματος μεταγραφών και υποθηκών ή στα κτηματολογικά βιβλία, κατά περίπτωση, εφόσον οι σχετικές πράξεις διεκπεραιώθηκαν, σύμφωνα με τα ανωτέρω, από το κατά τόπον αρμόδιο Κτηματολογικό Γραφείο ή Υποκατάστημα, επιστρέφονται από τον Φορέα, σε περίπτωση απόρριψης του αιτήματος εγγραφής τους, ως αχρεωστήτως καταβληθέντα. Οι προϋποθέσεις και η διαδικασία επιστροφής των τελών καθορίζονται με την απόφαση της περ. β) της παρ. 9 του άρθρου 40.
Το Ελληνικό Δημόσιο και κάθε τρίτος, προς τον οποίο έχουν αποδοθεί τα σχετικά ποσά από τον πρώην Προϊστάμενο του καταργηθέντος έμμισθου ή άμισθου Υποθηκοφυλακείου, υποχρεούνται σε περαιτέρω απόδοσή τους προς τον Φορέα.
Με κοινή απόφαση των Υπουργών Εθνικής Οικονομίας και Οικονομικών, Δικαιοσύνης και Ψηφιακής Διακυβέρνησης καθορίζεται η διαδικασία απόδοσης των προαναφερόμενων ποσών από το Ελληνικό Δημόσιο και κάθε τρίτο στον Φορέα, καθώς και κάθε συναφές θέμα τεχνικού ή λεπτομερειακού χαρακτήρα.

2. Για την παράδοση και παραλαβή συντάσσεται εις πενταπλούν πρωτόκολλο που υπογράφεται από τον Υποθηκοφύλακα ή από τον εκτελούντα ή αναπληρούντα στα έργα Υποθηκοφύλακα, Συμβολαιογράφο ή Ειρηνοδίκη των Υποθηκοφυλακείων που καταργούνται σύμφωνα με την παράγραφο 5 του άρθρου 1, και από τον υπάλληλο που εξουσιοδοτείται για το σκοπό αυτόν από το Δ.Σ. του Φορέα. Ένα αντίγραφο αρχειοθετείται στο Κτηματολογικό Γραφείο ή στο Υποκατάστημα του Κτηματολογικού Γραφείου, ένα λαμβάνει αυτός που παραδίδει, και από ένα αντίγραφο διαβιβάζεται από τον υπάλληλο του Φορέα που υπογράφει το πρωτόκολλο, στο Φορέα, στο Υπουργείο Δικαιοσύνης, Διαφάνειας και Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων και στον κατ' άρθρο 35 του κ.δ. 19/23.7.1941 Εισαγγελέα Πρωτοδικών.

3. Στο πρωτόκολλο παράδοσης - παραλαβής της προηγουμένης παραγράφου, καταγράφονται κατ' ελάχιστον: η ημερομηνία παράδοσης - παραλαβής, η επωνυμία του Υποθηκοφυλακείου το αρχείο του οποίου παραδίδεται, και η επωνυμία του Κτηματολογικού Γραφείου που παραλαμβάνει, το ονοματεπώνυμο αυτού που παραδίδει και αυτού που παραλαμβάνει, ο αριθμός και το είδος των βιβλίων και αρχείων που παραδίδονται, μαζί με ενημέρωση για τυχόν προβλήματα στην κατάστασή τους, καθώς και τα έπιπλα, σκεύη, μηχανήματα και ο λοιπός εν γένει εξοπλισμός που προβλέπεται στην περίπτωση γ' της παραγράφου 1.

4. Μέσα σε δέκα (10) ημέρες από την ημερομηνία υπογραφής του πρωτοκόλλου παράδοσης-παραλαβής αποδίδονται από τον πρώην Προϊστάμενο του έμμισθου Υποθηκοφυλακείου, τον πρώην άμισθο υποθηκοφύλακα ή τον εκτελούντα ή αναπληρούντα στα έργα Υποθηκοφύλακα, Συμβολαιογράφο ή Ειρηνοδίκη των Υποθηκοφυλακείων που καταργούνται με την παρ. 5 του άρθρου 1, τα τυχόν οφειλόμενα στο Δημόσιο, στο ΤΑΧΔΙΚ ή στον Φορέα, τέλη. Ο Φορέας δεν ευθύνεται για οφειλές που δημιουργήθηκαν από οποιαδήποτε αιτία κατά την υπηρεσία του Προϊστάμενου του έμμισθου Υποθηκοφυλακείου, του άμισθου υποθηκοφύλακα ή του αναπληρωτή συμβολαιογράφου ή ειρηνοδίκη στο καταργούμενο άμισθο Υποθηκοφυλακείο.

5. Με απόφαση του Γενικού Διευθυντή του Φορέα καταρτίζεται για την απεικόνιση όλων των περιουσιακών στοιχείων (απαιτήσεων, υποχρεώσεων, καθαρής θέσης, αποτελεσμάτων) της καταργούμενης δια του παρόντος νόμου ΕΚΧΑ Α.Ε., αναλυτικό ισοζύγιο - απογραφή το οποίο προκύπτει από τα λογιστικά αρχεία της εταιρείας. Βάσει του Ισοζυγίου - Απογραφής του προηγούμενου εδαφίου συντάσσεται με βάση τις διατάξεις του ν. 4308/2014 ο Μεταβατικός Ισολογισμός (Χρηματοοικονομικές Καταστάσεις) με ημερομηνία την ημερομηνία κατάργησης της ΕΚΧΑ Α.Ε., ο οποίος ελέγχεται από οριζόμενους για το σκοπό αυτό Ορκωτούς Ελεγκτές Λογιστές. Το αναλυτικό ισοζύγιο-απογραφή και ο μεταβατικός ισολογισμός εγκρίνονται από το Δ.Σ. του Φορέα, και διαβιβάζονται, μαζί με την έκθεση ελέγχου, στον Υπουργό Περιβάλλοντος και Ενέργειας.

6. Η έγγραφη προειδοποίηση της παρ. 1 κοινοποιείται στο Υπουργείο Δικαιοσύνης και στον κατ’ άρθρο 35 του κ.δ. 19/23.7.1941 (Α’ 244) Εισαγγελέα Πρωτοδικών. Εντός δέκα (10) ημερών από την κοινοποίηση και το αργότερο έως και πέντε (5) ημέρες πριν τη σύνταξη του πρωτοκόλλου παράδοσης και παραλαβής από τον Υποθηκοφύλακα ή από τον εκτελούντα ή αναπληρούντα στα έργα Υποθηκοφύλακα, Συμβολαιογράφο ή Ειρηνοδίκη του Υποθηκοφυλακείου που καταργείται, ο Εισαγγελέας διενεργεί έκτακτη ειδική επιθεώρηση των βιβλίων της περ. α) της παρ. 1 για τον σκοπό της πιστοποίησης του αριθμού, του είδους, του περιεχομένου τους και της κατάστασής τους, ενόψει της παράδοσής τους.