Άρθρα

Ανδρέας Κ. Σακελλαριάδης
Λογιστής - Φοροτέχνης


Κάθε εργοδότης υποχρεούται να γνωστοποιεί, με το έντυπο Ε11 ηλεκτρονικά στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ, εντός του μηνός Ιανουαρίου (από 01/01 έως και 31/01 εκάστου έτους), στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος και έχουν καταχωρισθεί στο ειδικό Βιβλίο Αδειών. (Άρθρο 4 παράγραφος 4.23 του αριθμ. πρωτ 40331/Δ1.13521/13-09-2019)¹

Οι φορείς του «Μητρώου Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης» του Υπουργείου Εσωτερικών οι οποίοι εφαρμόζουν τις σχετικές διατάξεις του ν. 3528/2007 «Υπαλληλικός Κώδικας» (26 Α') και του ν. 3584/2007 «Κύρωση του Κώδικα Κατάστασης Δημοτικών και Κοινοτικών Υπαλλήλων» (143 Α') για τη χορήγηση αδειών στο απασχολούμενο με εξαρτημένη σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου προσωπικό τους δεν υποβάλλουν το έντυπο Ε11. Στην περίπτωση του προσωπικού ιδιωτικού δικαίου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις της εργατικής νομοθεσίας σχετικά με τη χορήγηση ετήσιας κανονικής αδείας αλλά δεν χορηγείται επίδομα αδείας (λόγω υπαγωγής του στο ενιαίο μισθολόγιο), το αντίστοιχο πεδίο του Ε11 συμπληρώνεται μηδενικό και καταχωρείται η σχετική πληροφορία στο πεδίο παρατηρήσεων. Στο τελευταίο δε πεδίο μπορεί να καταχωρείται κάθε χρήσιμη διευκρίνιση που αφορά είτε τις αποδοχές /επίδομα αδείας είτε τον ίδιο τον εργαζόμενο και την εργασιακή του σχέση κατά τη διάρκεια του έτους στο οποίο αναφέρεται το Ε11. (Άρθρο 14 παράγραφος 14.8 του Αριθμ. Πρωτ 40331/Δ1.13521/13-09-2019)

Στο Βιβλίο Αδειών αποβλέπεται η αποτύπωση της πραγματικής εικόνας της επιχείρησης, θα πρέπει να καταχωρείται το σύνολο των εργαζομένων της επιχείρησης δεδομένου ότι οι διατάξεις περί χορήγησης ετήσιας κανονικής άδειας είναι αναγκαστικού δικαίου και συνεπώς όλοι οι εργαζόμενοι την δικαιούνται. (αρ. πρωτ. 3631/87/27.1.2015)

Επομένως  στο έντυπο Ε11 γνωστοποιούνται μόνο τα ζητηθέντα στοιχεία από τις σχετικές καταχωρήσεις σύμφωνα με τις ισχύουσες νομοθετικές ρυθμίσεις για τη χορηγηθείσα άδεια και το επίδομα αδείας (Α.Ν. 539/1945 ως ισχύει) στο βιβλίο αδειών, οι οποίες και μεταφέρονται στο ως άνω έντυπο. (Άρθρο 4 παράγραφος 4.23 του Αριθμ. Πρωτ 40331/Δ1.13521/13-09-2019)

Συγκεκριμένα:

Σε περίπτωση κατά την οποία χορηγήθηκε το σύνολο της νομίμως δικαιούμενης άδειας εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος, υφίσταται υποχρέωση συμπλήρωσης των αντίστοιχων στηλών του Εντύπου Ε11. (αρ.πρωτ. 3631/87/27.1.2015)

Σε περίπτωση, κατά την οποία, παρανόμως δεν χορηγήθηκε το σύνολο της νομίμως δικαιούμενης άδειας εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος, συμπληρώνεται, μεταξύ των άλλων, ο αριθμός των χορηγηθεισών ημερών αδείας (εάν υφίστανται), καθώς και οι πραγματικός καταβληθείσες αποδοχές αδείας και επιδόματος αδείας. (αρ.πρωτ. 3631/87/27.1.2015)

Σε περίπτωση, λύσης της σχέσεως εργασίας μισθωτού (όπως ιδίως, καταγγελία σύμβασης ή οικειοθελή αποχώρηση) με οποιονδήποτε τρόπο πριν χορηγηθεί το σύνολο της αδείας, εκτός της συμπλήρωσης των σχετικών στηλών του εντύπου Ε11, θα πρέπει να αναγράφεται στη στήλη των παρατηρήσεων, ο λόγος της μη χορήγησης του συνόλου της δικαιούμενης άδειας. (αρ.πρωτ. 3631/87/27.1.2015)

Εάν ο λόγος μη χορήγησης του συνόλου ή μέρους της δικαιούμενης αδείας είναι η αντικειμενική αδυναμία χορήγησής της, εκ μέρους του εργοδότη, όπως ιδίως λόγω μακροχρόνιας ασθένειας, ειδικών αδειών που οφείλονται σε εγκυμοσύνη/μητρότητα, άδειας άνευ αποδοχών, στράτευσης κ.λπ., του εργαζόμενου, θα πρέπει, εκτός της συμπλήρωσης των σχετικών στηλών του εντύπου Ε11, να αναγράφεται στη στήλη των παρατηρήσεων η αιτία της μη χορήγησης του συνόλου της δικαιούμενης άδειας. (αρ.πρωτ. 3631/87/27.1.2015)

Σε περίπτωση που στο προσωπικό ιδιωτικού δικαίου, «Μητρώο Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης» του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, για το οποίο εφαρμόζεται η εργατική νομοθεσία ως προς τη χορήγηση ετήσιας κανονικής αδείας δεν χορηγείται επίδομα αδείας λόγω υπαγωγής του στο Ενιαίο Μισθολόγιο, το αντίστοιχο πεδίο του εντύπου Ε11 συμπληρώνεται μηδενικό και αναγράφεται η σχετική πληροφορία στο πεδίο παρατηρήσεων. Στο τελευταίο  δε πεδίο μπορεί να αναγράφεται κάθε χρήσιμη διευκρίνιση που αφορά είτε τις αποδοχές αδείας, επίδομα αδείας, είτε τον ίδιο τον εργαζόμενο και την εργασιακή του σχέση κατά την διάρκεια του ημερολογιακού έτους, στο οποίο αναφέρεται το έντυπο Ε11 (π.χ. αναφορά τυχόν ισχύουσας ρύθμισης αυτοδίκαιης μεταφοράς άδειας στο επόμενο έτος ή αποζημίωσης μη ληφθείσης αδείας  ένεκα υπάρξεως σπουδαίου λόγου ή περισσότερων της μιας συμβάσεων εργασίας ορισμένου χρόνου ή συμβάσεως εργασίας ορισμένου χρόνου που έληξε στο επόμενο της συνάψεως της έτος). (αρ.πρ. 13146/37/6.4.2015)

Αν μέσα στο ίδιο εργασιακό  έτος υπάρχουν περισσότερες συμβάσεις εργασίας του μισθωτού στον ίδιο εργοδότη, όπως π.χ. συμβαίνει στα φροντιστήρια, όπου μέσα στο ίδιο έτος υπάρχει το υπόλοιπο της συμβάσεως του ορισμένου χρόνου του προηγουμένου έτους και η αρχή της συμβάσεως του τρέχοντος έτους , επειδή στο έγγραφο Ε11 δεν μπορεί να αναφερθεί σε διαφορετικές στήλες, ούτε να γίνει δεύτερη εγγραφή για τον ίδιο μισθωτό, ο αριθμός ημερών αδείας  και οι αποδοχές-επίδομα αδείας που δικαιούται ο μισθωτός για την κάθε σύμβαση εργασίας, πρέπει να αναφέρεται στην μια και μοναδική στήλη το σύνολο των ημερών αδείας (στήλη αριθμού «δικαιούμενων» ημερών αδείας), και στην μία επίσης και μοναδική στήλη των αποδοχών και του επιδόματος αδείας, να αναφέρεται το σύνολο των αποδοχών και το σύνολο του επιδόματος αδείας που έχει καταβληθεί. Στις παρατηρήσεις πρέπει να αναγραφεί  κάθε σχετική πληροφορία που αφορά τον εργαζόμενο , την χορηγηθείσα σε αυτόν άδεια και το σχετικό επίδομα αδείας π.χ ότι πρόκειται για δύο άδειες λόγω των δύο συμβάσεων. (Άρθρο 4 παράγραφος 4.23 του Αριθμ. Πρωτ 40090/Δ1.14024/2018)

Σε περίπτωση που μισθωτός απασχοληθεί λίγες ημέρες (π.χ πρόσληψη  τέλη Δεκεμβρίου-πρόσληψη και οικειοθελής αποχώρηση ή καταγγελία εντός πολύ μικρού διαστήματος) ώστε να μην δικαιούται ημέρες αδείας, να δικαιούται όμως να λάβει κλάσμα αποδοχών και επιδόματος αδείας, στις στήλες δικαιούμενης αδείας και χορηγηθείσας αδείας θα αναγραφεί «0» μηδέν, ενώ στις στήλες των αποδοχών και επιδόματος αδείας  θα αναφερθούν τα ανάλογα ποσά. Στις παρατηρήσεις θα πρέπει να γραφθεί η αιτία της μηδενικής αδείας.

ΠΡΟΣΟΧΗ!!!

α) Στο έντυπο δεν χρειάζεται υπογραφή από τον μισθωτό έτσι ώστε να τίθεται θέμα υποβολής και «σαρωμένου» εγγράφου.

β) Όταν πρόκειται για πενθήμερο σύστημα εργασίας στις στήλες «Αριθμός ημερών δικαιούμενης κανονικής αδείας» και «Αριθμός ημερών κανονικής αδείας που χορηγήθηκε», αναφέρεται στις εργάσιμες ημέρες χωρίς την 6η ημέρα της εβδομάδας, σε αντίθεση με την στήλη  «Αποδοχές αδείας» στην οποία θα πρέπει να συμπεριληφθεί και η 6η ημέρα.

Τέλος.

Ειδικά τα Ε3, Ε4, Ε5, Ε6, Ε7, Ε8, Ε9,Ε11 και Ε12 μπορούν να υποβάλλονται με ομαδικό τρόπο καταχώρισης και εξατομικευμένο τρόπο υποβολής για κάθε έντυπο. Καταχωρείται το σύνολο των στοιχείων του εντύπου. Υπάρχει η δυνατότητα να καταχωρούνται στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ περισσότερα έντυπα με ένα μόνο αρχείο σε μορφή .xml. Η καταχώριση των στοιχείων του αρχείου σε μορφή .xml πραγματοποιείται στη διαδρομή Βοηθητικά → Ομαδικές υποβολές → Εισαγωγή από αρχείο.
Όταν το αρχείο σε μορφή .xml παράγεται από λογισμικό τρίτων, οι χρήστες - στην αρχική οθόνη - μπορούν να «κατεβάζουν» το σχήμα (*.xsd) του αρχείου για τα Ε3, E4, Ε5, Ε6, Ε7, Ε8, Ε9, Ε11 και Ε12.
Στην αρχική σελίδα του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ παρέχεται η δυνατότητα λήψης (download) μιας σειράς παραμετρικών τιμών για υπηρεσίες ΣΕΠΕ, ΟΑΕΔ, ΚΑΔ, ΔΟΥ, κτλ στη διαδρομή «Λίστες Τιμών για Αρχείο *XML

Ως ημερομηνία υποβολής του εντύπου θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησης αυτού στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα - εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου. (Άρθρο 5 παράγραφος 5.22 του Αριθμ. Πρωτ 40331/Δ1.13521/13-09-2019)

Μετά την ηλεκτρονική υποβολή διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή. (Άρθρο 4 παράγραφος 4.29 του Αριθμ. Πρωτ 40331/Δ1.13521/13-09-2019)

Σε περίπτωση παρέλευσης της προβλεπόμενης προθεσμίας, ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι δυνατή αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ με ανάλογη εφαρμογή των προβλεπόμενων κυρώσεων από την κείμενη νομοθεσία περί εκπρόθεσμης υποβολής. (Άρθρο 6 παράγραφος 6.1 του Αριθμ. Πρωτ 40331/Δ1.13521/13-09-2019)

Όταν διαπιστώνεται δυσλειτουργία του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ λόγω τεχνικών προβλημάτων ή ανωτέρας βίας, το ΣΕΠΕ ή/και ο ΟΑΕΔ εκδίδουν οδηγίες προς τις περιφερειακές υπηρεσίες σχετικά με τις κατά περίπτωση, προθεσμίες υποβολής των εντύπων του άρθ. 2  της απόφασης, με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία, γνωστοποιώντας ταυτόχρονα, μέσω διαδικτύου, την ορισθείσα προθεσμία της ανωτέρω υποβολής. (Άρθρο 6 παράγραφος 6.3 του Αριθμ. Πρωτ 40331/Δ1.13521/13-09-2019)

Οι σχετικές ανακοινώσεις αναρτώνται στην αρχική σελίδα του ιστοτόπου του ΠΣ Εργάνη και στις ιστοσελίδες του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης (ΥΠΕΚΑΑ) και του ΟΑΕΔ. (Άρθρο 6 παράγραφος 6.3 του Αριθμ. Πρωτ 40331/Δ1.13521/13-09-2019)

Οδηγία συμπλήρωσης του εντύπου Ε11: Γνωστοποίηση στοιχείων ετήσιας κανονικής άδειας

Η ηλεκτρονική υποβολή πραγματοποιείται στην διεύθυνση: https://eservices.yeka.gr/


 
Για την εισαγωγή στο σύστημα Εργάνη πληκτρολογούμε όνομα και κωδικό χρήστη που χρησιμοποιείτε στο ΟΠΣ ΙΚΑ−ΕΤΑΜ.


 
Για την υποβολή του πίνακα Ε11, επιλέγουμε «ΕΝΤΥΠΑ ΣΕΠΕ», «Ετήσιες Άδειες » και ακολούθως το πεδίο «Εισαγωγή» ή εναλλακτικά:

 

Κάνουμε κατευθείαν εισαγωγή από την επιλογή «Για να καταχωρήσετε νέα Γνωστοποίηση  Ετήσιας Άδειας , πατήστε εδώ:»


 
Υποχρεωτικά συμπληρώνεται

Το παράρτημα

Επιλέξτε το παράρτημα του εργοδότη για το οποίο υποβάλετε το Ε11. Τα παραρτήματα που εμφανίζονται στη λίστα είναι αυτά που έχουν απογραφεί στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ) του ΙΚΑ. Όταν στη λίστα που ανοίγει δεν εμφανίζεται κανένα παράρτημα, τότε επιλέξτε το μενού [Μητρώα] -[Στοιχεία Εργοδότη] και ελέγξτε ότι δεν είναι κενό κανένα από τα πεδία: α) (Δ.Ο.Υ. ή β) μόνο σε περίπτωση φυσικού προσώπου: Επώνυμο, Όνομα, Όνομα Πατέρα. Εφόσον κάποιο/α από τα πεδία είναι κενό/α, θα πρέπει να ακολουθήσετε την διαδικασία Μεταβολής Στοιχείων Εργοδότη στο αρμόδιο παράτημα ΙΚΑ για να καταχωρηθούν τιμές στα προαναφερθέντα κενά πεδία. Αμέσως μετά την ενημέρωση των πεδίων από το ΙΚΑ, θα εμφανίζεται και η λίστα των παραρτημάτων.

Το είδος κατάστασης

Μετά την υποχρεωτική *συμπλήρωση του Παραρτήματος και το Είδος κατάστασης κάνουμε εισαγωγή.

ΚΥΡΙΑ ΟΘΟΝΗ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΕΤΗΣΙΑΣ ΚΑΝΟΝΙΚΗΣ ΑΔΕΙΑΣ
 
 

 

ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ – ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΠΕΔΙΑ «ΙΚΑ»

Τα πεδία τα οποία δεν μπορούν να συμπληρωθούν (κλειδωμένα) παίρνουν τιμές μέσω διασύνδεσης από το ΟΠΣ του ΙΚΑ. Η μεταβολή των στοιχείων των παραπάνω πεδίων πραγματοποιείται μόνο από το ΙΚΑ, σύμφωνα με την καθορισμένη διαδικασία Μεταβολής Στοιχείων Εργοδότη».

ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ (Κ.Α.Δ.)

Εισάγονται τα πρώτα τέσσερα ψηφία του «(ΚΩΔΙΚΟΥ ΑΡΙΘΜΟΥ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑΣ» που έχει αποδοθεί από το TAXIS για το συγκεκριμένο παράρτημα.

ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ

Επιλέγεται από λίστα η «(ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ» σύμφωνα με το Ν.3852/2010 (Νόμος «Καλλικράτη») όπου βρίσκεται το παράρτημα, αφού προηγουμένως επιλεγούν τιμές για τα πεδία «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ», «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ (ΠΡΩΗΝ ΝΟΜΟΣ)» και «(ΔΗΜΟΣ)».

Ε11 ΕΡΓΟΔΟΤΗΣ - ΝΟΜΙΜΟΣ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΣ
 


Εισάγετε τον Α.Φ.Μ. του νομίμου εκπροσώπου στο αντίστοιχο πεδίο και κάντε κλικ στο [Έλεγχος]. Εφόσον ο νόμιμος εκπρόσωπος είναι απογεγραμμένος στο ΙΚΑ και δεν έχει λήξει η θητεία του, τα πεδία συμπληρώνονται αυτόματα μέσα από τη διασύνδεση με το ΟΠΣ του ΙΚΑ. Σε περίπτωση μεταβολής των στοιχείων των παραπάνω πεδίων, ακολουθείται η από το ΙΚΑ καθορισμένη διαδικασία «Μεταβολής Στοιχείων Εργοδότη».

Ε11 ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΜΕΝΟΙ
 
 

Α.Φ.Μ. - Α.Μ.Κ.Α. - ΑΡΙΘΜΟΣ ΜΗΤΡΩΟΥ ΙΚΑ

Ο «Α.Φ.Μ.» και ο «Α.Μ.Κ.Α.» είναι υποχρεωτικά πεδία και ως εκ τούτου είναι αδύνατη η καταχώρηση εργαζομένου στο έντυπο Ε11  όταν αυτός δεν διαθέτει και τους δύο αυτούς μοναδιαίους αριθμούς. Αντίθετα η συμπλήρωση του πεδίου «ΑΡΙΘΜΟΣ ΜΗΤΡ/ΟΥ ΙΚΑ» είναι προαιρετική. Αμέσως μετά τη συμπλήρωση του πεδίου «Α.Φ.Μ.» καταχωρούνται αυτόματα από την εφαρμογή τα λοιπά προσωπικά στοιχεία του εργαζομένου υπό την προϋπόθεση ότι ο εργοδότης έχει υποβάλλει ηλεκτρονικά για το συγκεκριμένο εργαζόμενο ένα οποιοδήποτε άλλο έντυπο για οποιοδήποτε παράρτημα.
 
ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΠΡΟΣΛΗΨΗΣ

Συμπληρώνεται η ημερομηνία πρόσληψης του μισθωτού.
 
ΑΡΙΘΜΟΣ ΗΜΕΡΩΝ ΔΙΚΑΙΟΥΜΕΝΗΣ ΕΤΗΣΙΑΣ ΚΑΝΟΝΙΚΗΣ ΑΔΕΙΑΣ & ΑΡΙΘΜΟΣ ΗΜΕΡΩΝ ΕΤΗΣΙΑΣ ΚΑΝΟΝΙΚΗΣ ΑΔΕΙΑΣ ΠΟΥ ΧΟΡΗΓΗΘΗΚΕ

Στη στήλη «Αριθμός ημερών δικαιούμενης ετήσιας κανονικής άδειας» συμπληρώνεται ο αριθμός ημερών της κανονικής άδειας που δικαιούται ο μισθωτός μέχρι τη λήξη του ημερολογιακού έτους ή μέχρι τη λήξη της σύμβασής του (αν αυτή είναι πριν την 31/12).

Στη στήλη «Αριθμός ημερών κανονικής άδειας που χορηγήθηκε» καταχωρούνται οι ημέρες κανονικής άδειας που χορηγήθηκαν στο μισθωτό μέχρι τη λήξη του ημερολογιακού έτους ή μέχρι τη λήξη της σύμβασής του (αν αυτή είναι πριν την 31/12). Σε περίπτωση που ένας εργαζόμενος αποχωρήσει κατά τη διάρκεια του έτους χωρίς να έχει λάβει ολόκληρη ή μέρος της κανονικής άδειάς του, στη στήλη αυτή καταχωρούνται μόνο οι ημέρες αδείας που έλαβε πραγματικά. Εάν δεν πρόλαβε να λάβει καμία μέρα άδειας, συμπληρώνεται ο αριθμός 0.

ΑΠΟΔΟΧΕΣ ΑΔΕΙΑΣ

Στη στήλη «Αποδοχές αδείας» συμπληρώνεται το σύνολο των μικτών αποδοχών που καταβλήθηκαν για τις αποδοχές αδείας. Σε περίπτωση που ένας εργαζόμενος αποχωρήσει κατά τη διάρκεια του έτους χωρίς να έχει λάβει ολόκληρη ή μέρος της κανονικής άδειάς του και του καταβληθεί Αποζημίωση μη ληφθείσας αδείας, τότε η στήλη «Αποδοχές αδείας» συμπληρώνεται με το σύνολο των αποδοχών αδείας και της αποζημίωσης.

ΑΠΟΔΟΧΕΣ ΕΠΙΔΟΜΑΤΟΣ ΑΔΕΙΑΣ

Συμπληρώνεται το σύνολο των μεικτών αποδοχών που καταβλήθηκαν  για τις αποδοχές του επιδόματος άδειας.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Στο πεδίο «Παρατηρήσεις» αναγράφονται πληροφορίες που αφορούν στον εργαζόμενο για τη χορηγηθείσα σε αυτόν κανονική άδεια, η περίπτωση καταβολής αποζημίωσης μη χορηγηθείσας άδειας (π.χ. λήψη μέρους της άδειας λόγω αποχώρησης εργαζομένου) κ.λπ.