Συνοδεύει το άρθρο «Οι υποχρεώσεις του εξωτερικού λογιστή-φοροτεχνικού κατά τον ν. 4557/2018 και ο πρακτικός οδηγός συμμόρφωσης». Τα λεκτικά των εργαλείων προέρχονται αυτούσια από τον οδηγό.
Ο πίνακας που ακολουθεί αποδίδει την πλήρη εκδοχή των 23 ερωτημάτων που στέλνει η ΑΑΔΕ στον ελεγχόμενο για τη συμμόρφωση με τη δέουσα επιμέλεια.
Απαντήστε ειλικρινά. Όπου η απάντηση είναι ΟΧΙ , δίπλα ακριβώς αναφέρω τι πρέπει να κάνετε.
Η σειρά εναρμόνισης: πέντε στάδια, δεκαπέντε βήματα. Τσεκάρετε κάθε βήμα που ολοκληρώνετε.
Ο φάκελος συμμόρφωσης του γραφείου, έγγραφο προς έγγραφο. Τσεκάρετε όσα έχετε ήδη.
| # | Έγγραφο | Παράγεται στο | Ερωτήματα | ✔ |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Πράξη ορισμού υπευθύνου συμμόρφωσης, με ημερομηνία και αρμοδιότητες | Βήμα 1 | 3 | |
| 2 | Αποδεικτικό καταχώρισης του ίδιου του γραφείου στο Κ.Μ.Π.Δ., ειδικό μητρώο στην έδρα και Πίνακας Ι΄ του Ε3 κάθε έτους | Βήμα 2 | 20, 21 | |
| 3 | Φύλλο απογραφής πελατολογίου, με ημερομηνία επόμενης επανεξέτασης ανά πελάτη | Βήματα 3 και 14 | 12, 22 | |
| 4 | Έντυπο γνωριμίας (KYC) ανά πελάτη, με τα έγγραφα της ΠΟΛ.1200/2018 και την ενημέρωση για τα προσωπικά δεδομένα | Βήμα 4 | 6, 8 | |
| 5 | Έντυπο πραγματικού δικαιούχου, χαρτογράφηση της δομής και αποδεικτικό εγγραφής στο μητρώο πραγματικών δικαιούχων | Βήμα 5 | 7 | |
| 6 | Σημείωμα σκοπού και φύσης της σχέσης, ή συμφωνητικό υπηρεσιών | Βήμα 6 | 23 | |
| 7 | Γραπτή μεθοδολογία ανάλυσης κινδύνου, ως Κεφάλαιο 2 του εγχειριδίου, με το προφίλ του γραφείου στην αρχή | Βήμα 7 | 15, 16, 17 | |
| 8 | Φύλλο ανάλυσης κινδύνου ανά πελάτη, χρονολογημένο και υπογεγραμμένο | Βήμα 8 | 15, 17 | |
| 9 | Συγκεντρωτική κατάσταση κατάταξης πελατών, με αριθμό έκδοσης και ημερομηνία | Βήμα 9 | 15, 16 | |
| 10 | Εγχειρίδιο Πολιτικών και Διαδικασιών, με ημερομηνία έγκρισης και επόμενης επανεξέτασης | Βήμα 10 | 2 | |
| 11 | Δίαυλος καταγγελιών, διαδικασία καταλληλότητας προσωπικού και πόρισμα ετήσιου εσωτερικού ελέγχου | Βήμα 11 | 4 | |
| 12 | Αρχείο εκπαίδευσης, με ημερομηνίες, θεματολογία και αποδεικτικά | Βήμα 12 | 1 | |
| 13 | Γραπτές εγκρίσεις ανώτερου στελέχους για τους πελάτες υψηλού κινδύνου και τα πολιτικώς εκτεθειμένα πρόσωπα | Βήμα 13 | 10 | |
| 14 | Γραπτή διαδικασία ύποπτων συναλλαγών, αρχείο αναφορών, αρχείο περιστατικών που εξετάστηκαν χωρίς αναφορά και αρχείο απορρίψεων συνεργασίας | Βήμα 15 | 11, 13, 18, 19 |
Κάθε πελάτης ξεκινά με βαθμολογία μηδενική ( 0) . Οι παράγοντες του Παραρτήματος Ι αφαιρούν βαθμούς, οι παράγοντες του Παραρτήματος ΙΙ προσθέτουν. Ορισμένες περιπτώσεις υπερισχύουν έναντι άλλων και όποιο και αν είναι το άθροισμα, ο πελάτης κατατάσσεται σε υψηλό κίνδυνο.
| Χαρακτηριστικό | Παράρτημα | Βαθμοί | Συντρέχει; |
|---|---|---|---|
| Εισηγμένη σε ρυθμιζόμενη αγορά της Ε.Ε. ή ισοδύναμη | Ι-1α | ||
| Δημόσια αρχή, ΝΠΔΔ, πλειοψηφικά κρατική επιχείρηση, όργανο Ε.Ε. | Ι-1β | ||
| Φυσικό πρόσωπο ή απλή οντότητα με σαφή, επαληθεύσιμη ταυτότητα και σταθερή δραστηριότητα | βάση | ||
| Επιχειρηματική σχέση που αναπτύσσεται σε ασυνήθιστες περιστάσεις | ΙΙ-1α | ||
| Νομικό πρόσωπο ή οντότητα φορέας κατοχής προσωπικών περιουσιακών στοιχείων | ΙΙ-1γ | ||
| Μέτοχοι ασκούντες καθήκοντα εξ ονόματος άλλου ή μετοχές στον κομιστή | ΙΙ-1δ | ||
| Επιχείρηση έντασης μετρητών | ΙΙ-1ε | ||
| Ασυνήθιστη ή υπερβολικά πολύπλοκη ιδιοκτησιακή δομή, δεδομένης της φύσης των δραστηριοτήτων | ΙΙ-1στ | ||
| Υπήκοος τρίτης χώρας με αίτηση διαμονής ή ιθαγένειας έναντι επένδυσης | ΙΙ-1ζ | ||
| Ο πραγματικός δικαιούχος δεν προσδιορίστηκε παρά την εξάντληση των μέσων | υποπερ. αβ΄ της περ. α΄ της παρ. 17 του άρθρου 3 | ||
| Βαθμός άξονα (0 έως 25) | |||
| Χαρακτηριστικό | Παράρτημα | Βαθμοί | Συντρέχει; |
|---|---|---|---|
| Ελλάδα ή άλλο κράτος μέλος της Ε.Ε. | Ι-3α | ||
| Τρίτη χώρα με θετική αξιολόγηση κατά τις συστάσεις της FATF, τεκμηριωμένη | Ι-3β, Ι-3γ | ||
| Τρίτη χώρα χωρίς ιδιαίτερα ευρήματα, αλλά και χωρίς θετική αξιολόγηση | - | ||
| Χώρα με υψηλά επίπεδα διαφθοράς ή οργανωμένου εγκλήματος κατά αξιόπιστες πηγές | ΙΙ-3β | ||
| Χώρα με διαπιστωμένη έλλειψη αποτελεσματικών συστημάτων AML/CFT | ΙΙ-3α | ||
| Βαθμός άξονα (0 έως 25) | |||
| Χαρακτηριστικό | Παράρτημα | Βαθμοί | Συντρέχει; |
|---|---|---|---|
| Μόνο τήρηση βιβλίων και υποβολή δηλώσεων, μικρή κλίμακα, πλήρης διαφάνεια ως προς την ταυτότητα | Ι-2ε | ||
| Τήρηση βιβλίων και δηλώσεις, χωρίς ιδιαίτερα χαρακτηριστικά | βάση | ||
| Ανάληψη σύστασης εταιρειών, εταιρικών μεταβολών ή παροχής έδρας | - | ||
| Ο πελάτης διατηρεί σχέση ιδιωτικής τραπεζικής | ΙΙ-2α | ||
| Νέα προϊόντα ή πρακτικές, νέες ή αναπτυσσόμενες τεχνολογίες, όπως κρυπτοστοιχεία | ΙΙ-2ε | ||
| Δραστηριότητα σε πετρέλαιο, πολύτιμα μέταλλα, καπνό, πολιτιστικά ή αρχαιολογικά αντικείμενα, ελεφαντοστό, προστατευόμενα είδη | ΙΙ-2στ | ||
| Προϊόντα ή συναλλαγές που ευνοούν την ανωνυμία | ΙΙ-2β | ||
| Βαθμός άξονα (0 έως 25) | |||
| Χαρακτηριστικό | Παράρτημα | Βαθμοί | Συντρέχει; |
|---|---|---|---|
| Φυσική παρουσία και τραπεζικές συναλλαγές | βάση | ||
| Σχέση εξ αποστάσεως με αναγνωρισμένο μέσο ηλεκτρονικής ταυτοποίησης ή άλλη ασφαλή διαδικασία | ΙΙ-2γ, εξουδετερωμένο | ||
| Ο πελάτης ενεργεί μέσω εξουσιοδοτημένου προσώπου ή πληρεξουσίου | - | ||
| Σχέση εξ αποστάσεως χωρίς τις διασφαλίσεις του Κανονισμού (ΕΕ) 910/2014 ή ισοδύναμες | ΙΙ-2γ | ||
| Πληρωμές από τρίτους με τους οποίους δεν προκύπτει η ύπαρξη οποιασδήποτε σχέσης | ΙΙ-2δ | ||
| Συναλλαγές πολύπλοκες, ασυνήθιστα μεγάλες, ασυνήθιστης πρακτικής ή χωρίς προφανή οικονομικό ή νόμιμο σκοπό | παρ. 3 του άρθρου 16 | ||
| Βαθμός άξονα (0 έως 25) | |||
| Πελάτης ή πραγματικός δικαιούχος ΠΕΠ, στενός συγγενής ή στενός συνεργάτης | άρθρο 18 | ΥΠΕΡΙΣΧΥΕΙ | |
| Τρίτη χώρα υψηλού κινδύνου κατά τον κατάλογο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής | παρ. 1 του άρθρου 16 και άρθρο 16Α | ΥΠΕΡΙΣΧΥΕΙ | |
| Χώρα υπό κυρώσεις ή περιοριστικά μέτρα Ε.Ε. ή Ο.Η.Ε. | ΙΙ-3γ | ΥΠΕΡΙΣΧΥΕΙ | |
| Χώρα που χρηματοδοτεί ή υποστηρίζει τρομοκρατικές δραστηριότητες | ΙΙ-3δ | ΥΠΕΡΙΣΧΥΕΙ |
Συμπληρώστε τα στοιχεία και εξαγάγετε το φύλλο αξιολόγησης με τις επιλογές σας και το αποτέλεσμα και των δύο μοντέλων. Το φύλλο υπογράφεται, χρονολογείται και τίθεται στον ατομικό φάκελο του πελάτη.
| Άθροισμα | Κατηγορία | Είδος ΔΕΠ και συχνότητα |
|---|---|---|
| 0 ή αρνητικό , και τουλάχιστον ένας τεκμηριωμένος παράγοντας του Παραρτήματος Ι | ΧΑΜΗΛΟΣ | Απλουστευμένη δέουσα επιμέλεια (άρθρο 15). Επικαιροποίηση τουλάχιστον ανά διετία |
| +1 έως +5 , ή 0 και αρνητικό χωρίς παράγοντα του Παραρτήματος Ι | ΜΕΤΡΙΟΣ | Συνήθης δέουσα επιμέλεια (άρθρο 13). Επικαιροποίηση τουλάχιστον ετησίως |
| +6 και άνω ή έστω μία περίπτωση «ΥΠΕΡΙΣΧΥΕΙ» | ΥΨΗΛΟΣ | Αυξημένη δέουσα επιμέλεια (άρθρα 16-18). Επικαιροποίηση τουλάχιστον ετησίως και σε κάθε μεταβολή |
Τα διαστήματα επικαιροποίησης της τελευταίας στήλης δεν προβλέπονται από τον νόμο . Προέρχονται από το ενημερωτικό υλικό σεμιναρίου της ΑΑΔΕ - η προέλευσή τους αναλύεται στο Βήμα 14.
Στο Μοντέλο Β (φύλλο ανάλυσης 0 έως 100) τα αντίστοιχα όρια είναι: Χαμηλός 0 έως 15, με παράγοντα Παραρτήματος Ι και χωρίς παράγοντα Παραρτήματος ΙΙ. Μέτριος 16 έως 45, ή 0 έως 15 χωρίς παράγοντα Παραρτήματος Ι ή με παράγοντα Παραρτήματος ΙΙ. Υψηλός 46 και άνω ή έστω μία περίπτωση «ΥΠΕΡΙΣΧΥΕΙ».
Απλουστευμένη (άρ. 15), συνήθης (άρ. 13), αυξημένη (άρ. 16-18) - το μοντέλο της ενότητας Β.5.2 σε πύλες απόφασης.
Προηγείται συγκέντρωση επαρκών πληροφοριών και βεβαίωση χαμηλότερου κινδύνου - ποτέ το αντίστροφο (παρ. 1 του άρθρου 15). Τα τέσσερα επιτρεπόμενα (ΠΟΛ.1204/2018):
ΠΟΤΕ παράλειψη μέτρου - μόνο χαλάρωση.
Και τα τέσσερα μέτρα, πλήρως:
Επικαιροποίηση τουλάχιστον ετησίως.
Πλέον των τεσσάρων, τα πέντε πρόσθετα:
Σε ΠΕΠ: επιπλέον τα τέσσερα του άρθρου 18.
Η ακολουθία που καταλήγει στο είδος της δέουσας επιμέλειας για κάθε πελάτη. Οι βαθμοί είναι επιλογή οργάνωσης και δεν προβλέπονται από τον νόμο, οι παράγοντες των Παραρτημάτων Ι και ΙΙ και οι υποχρεωτικές περιπτώσεις αυξημένης επιμέλειας είναι εκ του νόμου.